Что такое корпоративная база знаний?

Правильно структурированная и описанная информация помогает избежать множества проблем в работе. В этой статье мы расскажем о том, что такое корпоративная база знаний, из чего она состоит, зачем нужна, чем помогает бизнесу и какие проблемы решает.

Для начала разберемся с терминами. Под базой знаний, обычно, подразумевают корпоративную библиотеку, то есть единое облачное хранилище со всеми документами, шаблонами, регламентами компании, набором статей и должностных инструкций. Это своеобразная база данных, к которой можно обратиться с любым рабочим вопросом.

Как правило, структура базы знаний состоит из нескольких обязательных и необязательных разделов:

1. Welcome book компании – это совокупность философии, истории, структуры и правил, с которыми обязан ознакомиться каждый новый сотрудник в первый день на рабочем месте.

2. Общий регламент компании – это свод правил, требований, подсказок и инструментов, единых для всех сотрудников компании.

3. Должностные инструкции – отдельные для каждого отдела или сотрудника регламенты, то есть те правила и нормы, которые действуют по отношению к определенным должностям.

4. База документов и шаблонов в компании – это “вместилище” всех документов, которые могут понадобиться в работе.

5. Карта бизнес-процессов – схематичное описание основных бизнес-процессов компании.

6. Описание KPI, задач и целей, а также ценного конечного продукта каждого сотрудника.

7. Структура компании — схематичное “древо” системы подчинения и взаимодействия отделов.

Важно, чтобы структура корпоративной базы знаний имела удобную навигацию и настройки доступа, чтобы избежать хаоса в документации.

Задачи корпоративной базы знаний

База знаний позволит навести информационный порядок в компании и избежать часто задаваемых однотипных вопросов. Вся информация компании будет своевременно описана и передана, а все документы находиться в одном месте для быстрого доступа.

Для чего именно нужна корпоративная вики:

1. Обучение новых кадров тормозит работу «старожилов» компании и руководителей отделов. База знаний ускоряет и автоматизирует адаптацию новых сотрудников в компании. Теперь новичок сам может изучить все требования к своей должности, правила и лайфхаки, не отвлекая коллег от работы.

2. Корпоративная база знаний позволяет систематизировать знания компании, структурировать их, открывать доступ необходимым сотрудникам. Для того, чтобы база знаний была полезна, и сотрудники ей регулярно пользовались, нужно постоянно актуализировать информацию, расширять её, обучать сотрудников, вносить изменения и позволять коллегам участвовать в наполнении базы знаний. Для эффективности заполнения корпоративной базы знаний нужно, чтобы каждый ценный сотрудник описал важные моменты своей работы доходчиво и структурировано.

3. Wiki позволяет создать общее информационное пространство компании, в котором происходит управление знаниями. Поддержание этого процесса ведет к оптимизации процессов и развитию компании в целом.

Как создать корпоративную базу знаний?

Есть множество программных продуктов, которые позволяют создать базу знаний. Это могут быть и простые облачные хранилища, и сложные многофункциональные платформы. У каждого есть свои достоинства и недостатки.

Многие строят свою базу знаний в облачных хранилищах Яндекс.Диск и Google Docs. Но в них неудобно систематизировать информацию и контролировать её изучение сотрудниками компании. Когда статей становится много, хранилище превращается в свалку.

Важно выбрать онлайн-платформу интуитивно понятную для пользователя, с удобным интерфейсом и быстрой регистрацией новых участников, которая позволит создать корпоративную базу данных и поможет избежать хаоса в документах компании.

Одним из таких сервисов является WikiWorks. Это платформа для создания корпоративной вики, которая появилась не так давно, а поэтому в ней учтены все пожелания пользователей и ошибки сервисов предыдущего поколения.

Это целый корпоративный портал, который построен вокруг базы знаний и имеет несколько модулей. При выборе тарифа, вы можете подключить только необходимые. На платформе можно создать наглядную и структурированную корпоративную библиотеку, внутрикорпоративную новостную ленту и структуру компании.

Платформа имеет возможности дополнительного вовлечения сотрудников: можно ставить лайки и комментарии, отмечать актуальность статьи, добавлять её в избранное. Сделан упор на структуризацию документов.

Доступен отдельный модуль со структурой компании, списком контактов сотрудников. Доступы к отдельным документам или целым папкам можно открывать для всех сотрудников или выборочно для отделов.

Сервис помогает осуществлять адаптацию и обучение новых сотрудников, а также поддерживать актуальность знаний и навыков у действующего штата специалистов.

К каждому материалу можно создать тесты. Тестирование поможет отслеживать понимание материалов сотрудниками. Также разработан модуль высчитывания премий и штрафов, который завязан на корпоративных регламентах.

Вывод

Правильно подобранный сервис для составления корпоративной вики, который имеет вспомогательные модули, заменяет и автоматизирует многие задачи HR-менеджеров и руководителей отделов.