Бизнес-процесс без описания, можно сказать не существует. Но важно не просто кое-как его описать и на этом «отделаться», нужно грамотно расписать весь процесс, составить регламенты, задокументировать и донести их суть до сотрудников компании. Кто и как поможет с этим справиться – мы расскажем в статье.
 

Кто такие бизнес-аналитики и зачем их нанимают

 
Специалистов, которые составляют регламенты и описывают бизнес-процессы, называют бизнес-аналитиками, бизнес-консультантами, бизнес-партнерами. Терминология разная, но суть одна – эксперт составит общую картину работы организации и поможет найти в ней слабые места, чтобы оптимизировать их.
 
Консультантов нанимают, чтобы они описали процесс с нуля или улучшили существующий. Специалист постарается не только описать, но и предложить варианты, чтобы упростить систему: «сократить» этапы и действия, которые не слишком важны, но могут помешать быстрой и слаженной работе. Эксперт делает такой процесс, который понятен и клиентам, и сотрудникам компании.
Давайте рассмотрим на примере. Допустим, есть компания по доставке еды. В какой-то момент владелец решил описать бизнес-процесс и нанял бизнес-аналитика.
 
Чтобы заказать еду, клиент звонит оператору, тот вручную переносит заказ в систему учета, эта информация доходит до поваров, они готовят, отдают заказ курьерам и т.д. Бизнес-аналитик составил существующую модель, но предложил автоматизировать процесс: сделать на сайте форму заказа, то есть клиент добавляет товары в корзину, оформляет заказ и он автоматически передается в учетную систему. Далее заказ видят повара, начинают работу и т.д. Таким образом, исчезла необходимость в операторах, а время на обработку заказа уменьшилось. В итоге владелец доставки еды сэкономил деньги за счет сокращения операторов, а бизнес стал работать быстрее.
 
В некоторых компаниях нет регламента, и каждому новому сотруднику приходится уделять отдельное время, чтобы рассказать о его обязанностях и показывать, что он должен делать. В других компаниях есть некоторый «регламент», но он составлен так плохо, что его даже читать никто не хочет. Результат тот же – сотрудников приходится самостоятельно обучать.
Бизнес-аналитик решает эту проблему. Он общается с руководителями подразделений, выясняет основные задачи их подчиненных, особенности работы и составляет четкий регламент для каждого отдела.

Когда необходим бизнес-консультант

 

 

Наше мнение – описывать бизнес-процессы нужно каждой компании. Если бизнес небольшой, и его ведут два человека, даже тогда рекомендуем описывать процесс – это поможет увидеть как идет работа. Если в случае небольшого предпринимательства, это можно сделать самостоятельно, то вот ситуации, когда требуется профессиональный взгляд:

1. Компания активно развивается. Если вы сейчас набираете обороты, то нужно всеми силами продолжать такой темп. Но многие предприятия, наоборот, теряют эффективность, так как не справляются с увеличением нагрузки на производство, поиском новых специалистов и т.д. В этом как раз и помогут бизнес-процессы и регламенты.
2. Сложное производство. Если на вашем производстве множество операций, то важно наглядно видеть весь процесс, а также иметь четкие регламенты для каждого этапа.
3. Франшиза. Если вы решили продавать франшизу бизнеса, то описание процессов – это не только удобно для вас, но и привлекательно для франчайзи. Чтобы вы хотели купить: просто бизнес, в котором нужно разбираться самому или бизнес, где все расписали за вас и осталось только его внедрить?
4. Надо снизить издержки. Если вам кажется, что появились финансовые дыры, производство выходит слишком дорогим, то бизнес-консультант смоделирует ваш бизнес-процесс, что поможет обнаружить «узкие места».

 

Как эксперты описывают бизнес-процесс

 

 

Перед тем, как начать работу, бизнес-аналитик изучает работу компании и ее особенности. После этого он моделирует существующий бизнес-процесс и, при необходимости, предлагает улучшения.
 
Есть три способа описания бизнес-процессов: графический, текстовый и табличный. Какой выбрать в вашем случае – подскажет консультант.
Грамотное описание бизнес-процесса – это, можно сказать, инвестиция. Вы один раз вкладываетесь в его составление, а потом увеличиваете прибыль, за счет автоматизации, снижения издержек, оптимизации штата.
 
Обратите внимание! Специалисты не только опишут бизнес-процесс, но и задокументируют его. Благодаря этому ваши бизнес-процессы приобретут статус официальных.
 
А чтобы наглядно видеть результат проделанной работы, эксперты внедрят систему показателей эффективности бизнес-процессов. Это могут быть, например, показатели длительности цикла завершения процесса, анализ добавленной ценности продукта и другие.
 
Кроме моделирования общей картины бизнес-процесса, необходимо составить регламенты к каждому этапу для отделов, которые их выполняют. Тут есть нюансы. Например, описывать процессы нужно простым и понятным языком – ведь их будут читать ваши сотрудники, такие же обычные люди.
Также на один и тот же процесс у директора, руководителя отдела и его подчиненных могут быть разные взгляды. Эксперт объединяет точки зрения и составляет регламент, который удовлетворит каждую сторону. Например, нужно описать процесс производства продукта. Консультант поговорит не только с руководителями, но и с линейными кадрами. Так, он сможет взглянуть на процесс глазами рядового сотрудника и глубже погрузиться в задачу.
 
Разместить готовый регламент можно прямо в WikiWorks. Для этого у нас сделана удобная система: регламенты и инструкции можно разделять по рубрикам, а также индивидуально настраивать доступ к рубрикам и к самим материалам. Например, менеджеру по продажам незачем знать регламент отдела разработки. А вот HR-специалисту не помешает ознакомиться с регламентами всех отделов, чтобы при устройстве на работу нового сотрудника, он мог кратко объяснить суть его функций и обязанностей.
 
Если вы переживаете, что сотрудники не прочитают регламент, то на нашем сервисе можно создать тест по каждому материалу базы знаний. Так, вы будете уверены, что все не только ознакомились, но и выучили главные правила.

Как найти грамотного специалиста

Вузы России не выпускают готовых специалистов по бизнес-процессам. Для работы в этой сфере требуется образование по специальности «экономика» или «информатика», а также бэкграунд в бизнесе. Поэтому тут есть плюсы: к вам придет не вчерашний студент, за плечами которого только лекции и зачеты, а уже опытный специалист, который на практике знает, что такое бизнес и как его вести.
 
Есть несколько вариантов, где найти такого бизнес-консультанта:

1. разместить объявление на рекрутинговых сайтах и ждать откликов соискателей;
2. искать в соцсетях;
3. обучить штатного менеджера;
4. переманить эксперта из другой компании;
5. искать консультанта по рекомендациям знакомых.

 
Это неплохие и действенные способы, но на них надо тратить время, а иногда и бюджет. Мы предлагаем вам упростить задачу. На сервисе WikiWorks есть каталог специалистов, которые помогут вам задокументировать и описать бизнес-процесс.
 
Изучите резюме кандидатов и выберите подходящего эксперта. Больше не надо размещать объявления на 10 сайтах, искать кандидатов в соцсетях, опрашивать знакомых – мы собрали для вас лучших экспертов в одном месте, осталось просто написать им.